Quandu travaglianu in Excel, alcune tavuli ghjunghjenu à una dimensione abbastanza impressionante. Ciò porta à u fattu chì a dimensione di u documentu cresce, à volte ghjunghjendu ancu una duzina megabyte o più. L'incrudimentu di u pesu di un quadru rene di Excel cundisce micca solu à una crescita di quantità di spaziu chì occupa nantu à u discu duru, ma, più impurtante, à un rallentamentu in a velocità di esecuzione di vari azzioni è processi in essa. Dunque, quandu u travagliu cù un tali documentu, Excel cumincia à rallentà. Dunque, a questione di l'ottimizazione è di riduce a dimensione di tali libri diventa urgente. Vedemu chì pudete riduce a dimensione di u file in Excel.
A procedura per riduce a dimensione di u libru
Optimizà u schedariu espansiu deve esse in parechji direzzioni simultaneamente. Parechji utenti ùn ghjunghjanu micca, ma spessu a cartula Excel contene una quantità di informazioni inutili. Quandu un schedariu hè chjucu, nimu ùn ne dà micca attenzione, ma sì u documentu diventa ingaghju, bisognu di prufessiunale cù tutti i parametri pussibuli.
Metudu 1: diminuisce a portata di travagliu
L'agenzia di travagliu hè u spaziu in cui Excel ricorda l'azione. Quandu si ricalcava un documentu, u prugramma ricalcula tutte e cullette di a spaziatura. Ma hè sempre micca risponde à l'ampiezza di l'utente chì travaglia realmente. Per esempiu, un spaziu impurtatissimu in larghezza sottu à a tavula allargarà a dimensione di u intervallu di travagliu à l'elementu induve u spaziu si trova. Si scopre chì quandu rigalu, Excel procederà assai una mansa di cellule vuote. Vedemu chì pudete riparà stu prublema da l'esempiu di una tavola specifica.
- Prima, date un ochju à u so pesu prima di ottimizazione, per confrontà ciò chì sarà dopu à a procedura. Questu si pò fà passendu à a tab "File". Andate in a sezione "Dettagli". In a parte diritta di a finestra aperta sò indicate e pruprietà principali di u libru. U primu articulu di pruprietà hè a dimensione di u documentu. Comu pudete vede, in u nostru casu hè 56,5 kilobyte.
- Prima di tuttu, avete da scopre cume a vera area di travagliu di u zuccaru differisce da quella chì l'utente ne hà bisognu. Hè bellu faciule da fà. Ci vene in ogni cella di a tavula è digià a combinazione di tasti Ctrl + End. Excel si muta immediatamente à l'ultima cella, chì u prugramma considera cum'è l'elementu finale di u spaziu di lavoro. Comu pudete vede, in u nostru casu particulare, questu hè a linea 913383. Dà chì a tavula occupa in pratica solamente i primi sei linie, si pò dichjarà chì a linee 913377 sò, in effetti, una carica inutilmente chì aumenta micca a grandezza del file, ma a causa di U recallculu constante di l'intera gamma di u prugramma quandu svolge ogni azzione, porta à un rallentamentu in u travagliu nantu à u documentu.
Benintesa, in realtà, un ruppattu largu trà a gamma effettiva di travagliu è l'unu Excel ci piglia finu à essa hè abbastanza raru, è avemu cummercu un numaru tantu grande di linee per chiarezza. Benchì, à volte ci sò ancu casi in cui l'intera area di un stratu hè considerata una area di travagliu.
- Per risolve u prublema, bisogna cancellà tutte e righe, partendu da a prima vuota è à a fine di u fogliu. Per fà quessa, selezziunate a prima cella, chì si trova subitu sottu à a tavula, è digià a combinazione di tasti Ctrl + Shift + Freccia giù.
- Comu pudete vede, dopu, tutti l'elementi di a prima colonna sò stati scelti, partendu da a cella specifica è finu à a fine di a tavula. Dopu cliccate nantu à u cuntenutu cù u taschju dirittu di u mouse. In u menu di cuntestu aperto, selezziunate l'elemento "Elimina".
Parechji utenti tentanu di sguassà cliccendu nantu à u bottinu. Elimà in a tastiera, ma questu ùn hè micca currettu. Questa azzione sceglie u cuntenutu di e cellule, ma ùn sceate micca sè stesse. Allora, in u nostru casu ùn vi aiuta.
- Dopu avemu sceltu l'articolo "Elimina ..." in u menù contestuale, una finestra di rimozione di una cella scarsa si aprite. Avemu inseritu in u cambiamentu à a posizione "String" è cliccate nantu à u pulsante "OK".
- Tutte e linee di u spaziu selettu sò state cancellate. Assicuratevi di risuà u libru cliccendu nantu à l'icona di u dischetto in u angulu in alto à sinu di a finestra.
- Ora vedemu cum'è aiutatu. Selezzi ogni pila in a tavula è digià a scelta rapida Ctrl + End. Come si vede, Excel hà sceltu l'ultima cella di a tavula, è cusì significa chì hè oghji l'ultimu elementu di u spaziu di lavoro di u fogliu.
- Ora andemu a sezione "Dettagli" tabs "File"per scopre quantu u pesu di u nostru documentu hè statu riduttu. Comu pudete vede, hè oghje 32,5 KB. Ci si ricorda chì, prima di a procedura d'ottimizazione, a so dimensione era di 56,5 KB. Dunque, hè statu riduttu di più di 1,7 volte. Ma in questu casu, u primu successu ùn hè nè una riduzione di u pesu di u schedariu, ma u fattu chì u prugramma hè oggettu exemptu di raccontà a gamma praticata inutilmente chì aumenterà significativamente a velocità di l'elaborazione di u documentu.
Se u libru contene parechje fogli cù cui travagli, avete bisognu di fà una procedura simile cù ognunu di elli. Questu hà da riduce di più a dimensione di u documentu.
Metudu 2: eliminà a formattazione ridondante
Un altru fattore impurtante chì rende un documentu Excel più pesanti hè a formattazione ridondante. Questu pò includere l'usu di diversi tipi di fonti, bordi, numeri di numeri, ma prima di tuttu riguarda u riempimentu di cellule cù culori diversi. Cusì prima di formattà u schedariu, ci vole à pensà duie volte, è chì meriteghja di fàllu, o senza sta procedura, pudete fà facilmente.
Hè soprattuttu veru di i libri chì cuntenenu una grande quantità di informazioni, chì anu dinò avè una dimensione assai certa. Aghjunghje formattatura à un libru pò aumentà u so pesu ancu parechje volte. Dunque, hè necessariu di sceglie a "mezza dorata" trà a visibilità di l'infurmazione presentata in u documentu è a dimensione di u file, per applicà a formattazione solu quandu hè veramente necessariu.
Un altru fattore in quantu à a formattazione, a ponderazione, hè chì certi utilizatori preferenu dà formattà e cellule "cun margiu". Cioè, formanu micca solu a tavula stessa, ma ancu u spaziu chì si trova sottu, qualchì volta finu à a fine di u fogliu, cù l'aspettativa chì quandu e nuove file sò aghjunte à a tavula, ùn hè micca necessaria di formattarle di novu ogni volta.
Ma si ne sapete esattamente cume sò state aghjunte nuove linee è quantu saranu aghjunte, è cù un primu furmatu prumminterà u schedariu ancu quì, chì hà ancu un effet negativu nantu à a velocità di u travagliu cù u documentu. Allora, se avete applicatu a formattazione à e cellule vuote chì ùn sò micca incluse in a tavula, allora ghjustu ci vole a caccià.
- Prima di tuttu, avete bisognu di selezzià tutte e cellule chì si trovanu sottu à u righettu cù i dati. Per fà quessa, cliccate nantu à u numeru di a prima linea vuota nantu à u pannellu di coordinate verticale. L'intera linea hè evidenziata. Dopu aduprà a combinazione di tasti calda chì cunnosciavamu dighjà. Ctrl + Shift + Freccia giù.
- Dopu à quessa, l'intera gamma di righe sottu à a parte di a tavula piena di dati hè evidenziata. Esiste in a tabulazione "Casa" cliccate nantu à l'icona "Cancella"chì hè situatu nantu à u nastro in u blocu di strumentu U editing. Un menu menu si apre. Sceglite una posizione in esse "Clear Formats".
- Dopu à questa azzione in tutte e celle di u spaziu selettu, a formattazione sarà eliminata.
- Di listessa manera, pudete rimuovere a formatazione inutile in a tavula stessa. Per fà quessa, selezziunate e celle in un intervagliu in cui cunsideremu furmatu di formattazione uttenu minimamente utile, cliccate nantu à u bottinu. "Cancella" Selezziunà u nastro è da a lista, selezziunate l'elemento "Clear Formats".
- Comu pudete vede, a formattazione in u spaziu sceltu di a tavula hè stata cumpletamente eliminata.
- Dopu, restituemu à questu spaziu alcuni elementi di furmazione chì cunsideremu opportuni: cunfini, formati numerichi, etc.
I passaggi sopra cagiunati aiutanu à riduce significativamente a dimensione di a cartella di Excel è accelererà u travagliu in essa. Ma hè megliu per u iniziale aduprà a formattazione solu quandu hè veramente adatta è necessaria, chè passà u tempu per ottimizà u documentu.
Lezione: Formatting Excel Tables
Metudu 3: eliminà i ligami
In qualchi documenti, un numeru assai grande di ligami, da u quali i valori stanno tirendu. Questu pò ancu seriamente rallentà a velocità di u travagliu in elli. E link internaziunali à altri libri influenzanu questu spettaculu particulari, ancu chì i ligami interni anu ancu un impattu negativu di a velocità. Se a fonte da chì u ligame abbraccia l'infurmazioni ùn hè micca aggiornata costantemente, cioè, hà bisognu di rimpiazzà l'indirizzi di riferimentu in e cellule cù i valori normali. Pò aumentà a velocità di u travagliu cù u documentu. Pudete vede se u ligame o u valore hè in una cella specifica, pudete in a barra di formula dopu sceglie l'elemento.
- Selezziunate a zona chì cuntene i ligami. Esiste in a tabulazione "Casa", cliccate nantu à u bottinu "Copia" chì hè situatu nantu à u nastro in u gruppu di impostazioni "Appunti".
In alternativa, dopu à a scelta di l'intervallo, pudete aduprà una combinazione di tasti caldi. Ctrl + C.
- Dopu avemu copiatu i dati, ùn sceglite micca a selezzione da a zona, ma fate un clic nantu nantu à u cù u dirittu di u mouse. U menu contestuale hè lanciatu. In essa in u blocu "Opzioni d'inserzione" necessariu cliccà nantu à l'icona "Valuri". Sembra cum'è un pittogramma cù e figure presentate.
- Dopu à ciò, tutti i ligami in a zona selezionata saranu rimpiazzati cù i valori statistichi.
Ma ci vole à ricordà chì questa opzione d'ottimizazione di una cartulina Excel ùn hè micca sempre accettabile. Pò esse adupratu solu quandu i dati da a fonte originale ùn sò micca dinamichi, cioè, ùn cambianu cun tempu.
Metudu 4: cambia formu
Un altru modu per riduce di modu significativu a dimensione di u file hè di cambià u so formatu. Stu metudu aiuta probabilmente più ch'è tutti l'altri à cumprà un libru, ancu chì l'uppunzioni sopra presentate anu ancu usatu in combinazione.
In Excel, ci sò parechje formati "nativi" - xls, xlsx, xlsm, xlsb. U formatu xls era l'estensione di basa per a versione di prugramma di Excel 2003 è prima. Hè dighjà superitu, ma, comunque, parechji utilizatori continuanu à applicà. In più, ci sò i casi chì avete da tornà à travaglià cù vecchi file chì sò stati creati parechji anni fà ancu in i tempi di a mancanza di formati moderni. Senza parlà u fattu chì parechji prugrammi di terze parti chì ùn sà micca sapè cum'è gestisce e versioni successive di documenti di Excel funzionanu cù libbra chì tenguanu sta estensione.
Da rimarcà chì u libru cù u extensione xls hà una dimensione assai più grande di u so analogu mudernu di u furmatu xlsx, chì Excel usa oghje cum'è primu. Prima di tuttu, questu hè dovutu à u fattu chì i file xlsx, in realtà, sò archivi compressi. Allora, se aduprate l'estensione xls, ma vulete riduce u pesu di u libru, allora questu pò esse fattu semplicemente salvavigendu in u formatu xlsx.
- Per convertite un documentu da u formatu xls in u formatu xlsx, andate in la tabulazione "File".
- In a finestra chì si apre, fate immediatamente attenzione à a sezione "Dettagli"induve hè indicatu chì oghje u pesu di u documentu hè 40 Kb. Dopu, cliccate nantu à u nome "Salvà cum'è ...".
- A finestra di salvu si apre. Se vulete, pudete andà in un novu cartulare in essu, ma per a maggior parte di l'utenti hè più praticu di conservà u novu documentu in u listessu postu di a fonte. U nome di u libru, s'ellu quessa, pò esse cambiatu in u campu "Nome di File", ancu micca necessariu. U più impurtante in sta procedura hè di mette in u campu "File Type" significatu "Cartella Excel (.xlsx)". Dopu à quessa, pudete preme u pulsante "OK" in fondo à a finestra.
- Dopu u salvu hè fattu, andate in sezione "Dettagli" tabs "File", per vede quantu pesu hè riduttu. Comu pudete vede, hè oghje 13,5 KB cun 40 KB davanti à a procedura di cunversione. Hè cusì, solu una cunservazione in un formattu mudernu ci hà permessu di cumpresse u libru quasi tri volte.
In più, in Excel ci hè un altru formatghju xlsb moderno o un libru binariu. In stu, u documentu hè custoditu in codifica binaria. Questi file ponu pesu ancu menu di i libri xlsx. Inoltre, a lingua in cui sò scritte hè u più vicinu à Excel. Allora, travaglia cù tali libri più veloce chè cù qualsiasi altra proroga. In listessu tempu, u libru di u formatu specificatu in termini di funzionalità è a possibilità di aduprà vari attrezzi (formattazione, funzioni, grafica, etc.) ùn hè micca inferiore à u furmatu xlsx è supera u formatu xls.
A ragione principale per chì xlsb ùn hè micca diventata u furmatu predefinitu in Excel hè chì i prugrammi di terze parti ùn ne travaglianu cun Per esempiu, se avete bisognu di esportà l'infurmazioni da Excel in u prugramma 1C, pudete esse fatta cun xlsx o xls documenti, ma micca cun xlsb. Ma, se ùn pensate micca di trasmette i dati à un prugrammu terzu, allora pudete salvà in modo sicuru u documentu in u formatu xlsb. Questu vi permetterà di riduce a dimensione di u documentu è di aumentà a velocità di u travagliu in essa.
A procedura per salvà un file in l'estensione xlsb hè simule à quellu chì hà fattu per l'estensione xlsx. In a tabulazione "File" cliccate nantu à l'elemento "Salvà cum'è ...". In a finestra di salvu aperta in u campu "File Type" bisognu à sceglie una opzione "Libru di binariu Excel (* .xlsb)". Dopu cliccate nantu à u bottinu. "Salvà".
Fighjà u pesu di u documentu in a sezione. "Dettagli". Comu pudete vede, hè diminuitu ancu di più è hè solu di 11,6 KB.
Riassunti, si pò dì chì, sì u travagliu cù un schedariu in un furmatu, u mezu più efficace di riduce a so dimensione hè di salvà in i formati xlsx o xlsb moderni. Se aduprate dighjà queste estensioni di file, poi per riduce u so pesu, avete da configurà adeguatamente u spaziu di travagliu, rimuovi u formattice ridondante è i ligami inutili. Puderete u più bonu ritornu s'è eseguite tutte queste azioni in un cumplessu, è ùn limitatete micca à solu una opzione.
